貨代公司應(yīng)該怎樣走信息化之路

目前，國際貨代企業(yè)采用比較多的是以聯(lián)合辦法實(shí)現(xiàn)擴(kuò)張，具體的聯(lián)合辦法有以品牌或市場資源優(yōu)勢為主導(dǎo)的加盟連鎖的方式、以資本為紐帶的相互持股的方式、以共同商業(yè)利益為目的的協(xié)作或合作方式，通過這些合作方式，實(shí)現(xiàn)實(shí)體網(wǎng)絡(luò)的擴(kuò)張或縱向服務(wù)多元化。 　　就目前的實(shí)際情況來看，這幾種辦法在很多國際貨代企業(yè)中取得了一定的成效。但這種方式也存在很多難以解決的問題。 　　 

橫向聯(lián)合實(shí)現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)張，形成的聯(lián)合體是松散型的，如何對這種聯(lián)合體進(jìn)行有效的管理和協(xié)調(diào)，從而實(shí)現(xiàn)服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享，最終達(dá)到由松散聯(lián)合體走向堅(jiān)固聯(lián)合體的目標(biāo)，對于國際貨代企業(yè)是一個(gè)重大問題。而縱向服務(wù)的擴(kuò)張運(yùn)作環(huán)節(jié)多，如何讓各環(huán)節(jié)高效運(yùn)作，同時(shí)又必須保障操作和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，從而有效減少各環(huán)節(jié)運(yùn)做成本，實(shí)現(xiàn)商業(yè)利益最大化，對于國際貨代企業(yè)也是一個(gè)重大問題。 　　 

要解決上述問題，除了利益一致之外，主要取決于組織成員對實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)和自身利益的認(rèn)同程度。最基本的辦法，就是提高信息共享程度，加大組織成員之間的信息交流，通過暢通的信息來實(shí)現(xiàn)目標(biāo)一致、行動(dòng)一致，也就是說，加快組織融合的關(guān)鍵因素是建立速度最快、成本最低的信息共享系統(tǒng)。 　

 建立這樣的共享系統(tǒng)靠傳統(tǒng)的電話、傳真、會議信息溝通手段肯定是不行的，不但效率很低，而且成本很高。最好的辦法就是借助于現(xiàn)代信息交換技術(shù)——互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。通過加快建設(shè)一個(gè)有效的管理信息系統(tǒng)，來實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)作、信息共享、標(biāo)準(zhǔn)化管理、降低運(yùn)作成本，是國際貨代企業(yè)提高組織認(rèn)同度和組織凝聚力的一個(gè)最佳途徑和辦法，這樣企業(yè)轉(zhuǎn)型的時(shí)間最快，投資也最少。 　　 

從國內(nèi)外優(yōu)秀國際貨代企業(yè)的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)來看，信息化建設(shè)都是企業(yè)發(fā)展和轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵。 　　

 因此，從目前來看，加快企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)，應(yīng)該是國際貨代企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要戰(zhàn)略決策。　 

一個(gè)完整的信息交換系統(tǒng)包括很多部分，但其中的核心是業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，所以我們下面重點(diǎn)討論一下，什么樣的業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)最適合國際貨代企業(yè)發(fā)展需要。筆者認(rèn)為，合適的管理系統(tǒng)必須具備這樣幾個(gè)條件： 　　

管理流程是企業(yè)為了規(guī)范管理業(yè)務(wù)作業(yè)而制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的操作流程。目前大部分中小型貨運(yùn)代理企業(yè)采用的是一人一票負(fù)責(zé)到底的業(yè)務(wù)管理機(jī)制，其最大的好處是業(yè)務(wù)關(guān)系簡單，業(yè)務(wù)人員各自獨(dú)立，可以根據(jù)完整的業(yè)務(wù)流程完成情況和實(shí)際利潤情況，對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行管理和考核。但采用這種方式由于業(yè)務(wù)人員需要完成從攬貨到訂艙、報(bào)關(guān)等全部環(huán)節(jié)，造成工作不專業(yè)，各環(huán)節(jié)沒有科學(xué)合理的分工，操作不標(biāo)準(zhǔn)，對內(nèi)工作效率比較低，對外形象、標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)不統(tǒng)一，而且由于業(yè)務(wù)人員掌握業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)，容易造成流動(dòng)性大等問題。 　　

 這種業(yè)務(wù)流程模式也被稱為個(gè)體戶聯(lián)合的管理模式，適應(yīng)于中小型的貨運(yùn)公司。比較規(guī)范的大中型國際貨運(yùn)公司的管理流程，一般采用流程化垂直分工的辦法。這種管理流程是將國際貨運(yùn)業(yè)務(wù)按照各個(gè)環(huán)節(jié)性質(zhì)的不同采取不同的崗位，專人負(fù)責(zé)的辦法來進(jìn)行管理和監(jiān)控的，比如市場營銷人員只管市場，操作人員只管訂艙、單證處理，報(bào)關(guān)人員只管報(bào)關(guān)，費(fèi)用處理人員只管費(fèi)用，商務(wù)人員只管代理、合約等，這樣公司部門劃分明確，分工明確，操作專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化，在規(guī)模比較大的公司是必須采取的工作流程。 　　 好的國際貨運(yùn)管理軟件系統(tǒng)，必須能夠支持企業(yè)按照規(guī)范流程進(jìn)行管理和業(yè)務(wù)處理，而且企業(yè)能夠通過該系統(tǒng)的應(yīng)用加強(qiáng)這種科學(xué)管理，促進(jìn)管理水平和效率的提高，而目前國內(nèi)絕大部分國際貨運(yùn)管理軟件僅僅停留在單據(jù)打印和簡單的費(fèi)用錄入、收付統(tǒng)計(jì)。這些軟件系統(tǒng)不支持對公司管理流程進(jìn)行清晰的定義，根本談不上按照科學(xué)的流程協(xié)助企業(yè)加強(qiáng)管理，這樣的軟件系統(tǒng)當(dāng)然也不可能促使國際貨運(yùn)代理企業(yè)高速發(fā)展。 　　

國際貨運(yùn)企業(yè)在跨地域擴(kuò)張過程中面臨的最大問題，就是信息的共享和管理過程的監(jiān)督控制，如果這兩點(diǎn)做不好，一方面會使企業(yè)的運(yùn)營成本上升，而且快速擴(kuò)張失控會導(dǎo)致災(zāi)難性的后果。所以好的信息系統(tǒng)能夠解決好如下兩方面的問題： 　　首先是跨地域的集團(tuán)化管理。好的信息系統(tǒng)必須支持總公司作為信息中心來進(jìn)行數(shù)據(jù)集中和數(shù)據(jù)分析，以支持總公司成為商務(wù)處理中心，決策分析中心。實(shí)現(xiàn)監(jiān)控管理中心的職能，以保證企業(yè)的高速擴(kuò)張?jiān)诳梢钥刂频姆秶畠?nèi)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)企業(yè)規(guī)模經(jīng)營和集團(tuán)化采購。